Секретарь руководителя

Обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации. Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, её передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Выполнение операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации. Приём документов и личных заявлений на подпись, составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение; проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования. Запись полученной информации в отсутствие руководителя и доведение её до его сведения, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факсу, телексу и т. п.), телефонограмм. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация; ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Слежение за исполнением работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. Складирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.