Секретарь руководителя

Ведение, организация и контроль делопроизводства: прием, регистрация поступающей на рассмотрение корреспонденции, документов, приказов и личных заявлений на подпись, передача их в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Разрабатывать и утверждает инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуру дел колледжа. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений директора, по формированию дел и их сдаче на хранение, в установленные сроки в архив. Оформление, писем, запросов, других документов, служебных материалов, необходимых для работы директора или ввод текущей информации в банк данных. Подготавливать ответы авторам писем. Отправка документов простой и заказной корреспонденцией. Контроль за правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись, качественное их редактирование. Своевременно ознакомлять работников с изданными приказами и распоряжениями под подпись, также контролировать соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. Проведение телефонных переговоров, записывать и передавать полученную информацию, доводит ее содержание до сведения директора. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Организация официальных встреч, церемоний, переговоров и приемов: организовывать подготовку и проведение деловых встреч, переговоров, презентаций и официальных приемов, включая логистическое, техническое и протокольное сопровождение; разрабатывать сценарии и повестки дня мероприятий, осуществлять контроль за их соблюдением, вести протоколы встреч; взаимодействовать с внешними подрядчиками (кейтеринг, площадки, переводчики) для обеспечения высокого уровня проведения мероприятий. Организационно-техническое обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.