Делопроизводитель

1. Приём, регистрация и первичная обработка документов Работа начинается с контроля всех каналов поступления информации: Приём и регистрация: Специалист принимает и регистрирует всю входящую корреспонденцию, включая письма, заявления и обращения граждан, а также исходящие документы и распоряжения руководства. Сортировка: Полученные документы распределяются на подлежащие регистрации и нерегистрируемые, чтобы сразу направить их в работу. 2. Организация документооборота и контроль исполнения На этом этапе обеспечивается движение документов внутри учреждения и контроль за их своевременным исполнением: Передача на исполнение: Документы направляются в соответствующие структурные подразделения или конкретному исполнителю согласно резолюции руководителя. Контроль исполнения: Сотрудник ведёт картотеку и контроль за сроками выполнения поручений, готовит напоминания и следит за тем, чтобы документы не залеживались. Отправка: Осуществляет отправку исполненных и исходящих документов адресатам. 3. Архивное дело и систематизация Этот блок обязанностей нацелен на сохранность документов и их правильную систематизацию для будущего использования: Формирование дел: Документы группируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел учреждения. Сдача в архив: Сотрудник готовит и сдаёт в ведомственный или муниципальный архив документальные материалы, законченные делопроизводством. Учёт и хранение: Обеспечивает учёт, систематизацию и сохранность как текущих, так и архивных документов. 4. Обеспечение и вспомогательные функции В обязанности также могут входить работы, связанные с практической деятельностью учреждения: Организационно-техническое обеспечение: Выполнение копировально-множительных работ, приём телефонных звонков. Работа с личными делами: Ведение и учёт личных дел сотрудников учреждения. Выполнение поручений: Подготовка справок, отчётов по запросам руководства и выполнение отдельных служебных поручений