Делопроизводитель

Должностные обязанности делопроизводителя 1. Организация документооборота: Прием, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции. Распределение документов по структурным подразделениям и исполнителям. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции. Контроль за движением и исполнением документов, ведение реестров почтовых отправлений. 2. Создание и оформление документов: Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем и других организационно-распорядительных документов. Редактирование и проверка документов на соответствие нормативным требованиям (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Согласование документов с ответственными лицами, подготовка их к подписанию руководством. Заверение копий документов, оформление выписок. 3. Контроль и отчетность: Контроль сроков исполнения поручений руководства и внутренних документов. Напоминание исполнителям о приближающихся дедлайнах. Составление отчетов об исполнительской дисциплине, мониторинг просроченных документов. 4. Работа с архивом: Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Подготовка документов к архивному хранению и уничтожению. Составление описей дел, организация хранения и выдача архивных документов. 5. Ведение электронного документооборота (ЭДО): Работа в системах электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, Directum). Работа с электронными подписями. Конвертация бумажных документов в электронный формат и обеспечение их сохранности. 6. Информационно-справочная работа: Ведение базы данных по документам. Предоставление справок и копий документов по запросам сотрудников и внешних организаций. Дополнительные обязанности (могут включаться в зависимости от специфики компании): Регистрация входящих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам. Заказ канцелярских товаров, воды, продуктов для обеспечения работы офиса. Требования к знаниям: Делопроизводитель должен знать: Нормативно-правовую базу (ФЗ Об архивном деле, ФЗ Об электронной подписи, приказы Росархива). Правила оформления организационно-распорядительной документации. Современные информационные технологии работы с документами и системы ЭДО.