Деловое общение на платформе
Сообщения и вопросы на Кпшка.ру помогают обсуждать закупки, оферты и условия сотрудничества без потери контактов и истории переговоров.
Когда общение разбросано по почте, телефону и личным мессенджерам, договорённости быстро теряются. Важный ответ может остаться у одного менеджера, а коллегам приходится заново восстанавливать контекст.
На Кпшка.ру переписка остаётся связанной с компанией, закупкой или офертой. Сотрудник может открыть диалог, увидеть предыдущие вопросы и продолжить работу без повторного запроса информации.
01
Начните диалог
Напишите компании из её карточки или откройте существующую переписку.
02
Уточните условия
Задайте вопрос по закупке и получите ответ в контексте процедуры.
03
Сохраните историю
Передавайте переговоры между сотрудниками без потери договорённостей.
Почему деловая переписка должна храниться в одном месте
Во время переговоров стороны обсуждают сведения, которые напрямую влияют на цену, срок и возможность исполнения заказа.
✓технические характеристики;
✓количество товара и состав работ;
✓сроки поставки;
✓адрес выполнения и доставка;
✓необходимость монтажа;
✓требования к документам;
✓сертификаты и гарантии;
✓порядок оплаты;
✓скидки и дополнительные услуги;
✓порядок приёмки.
РАЗНЫЕ КАНАЛЫ
- ×ответы сложно найти;
- ×договорённости забываются;
- ×коллеги не видят контекст;
- ×контакт теряется вместе с аккаунтом сотрудника.
ЕДИНАЯ ИСТОРИЯ
- ✓видна последовательность переговоров;
- ✓легко вернуться после перерыва;
- ✓переговоры можно передать коллеге;
- ✓контакты остаются у компании.
Встроенные сообщения на Кпшка.ру
Раздел «Мои сообщения» предназначен для общения между пользователями и компаниями платформы.
Обращение к поставщикуНапишите компании, товары или услуги которой вас заинтересовали.
Связь с заказчикомУточните потребность компании и предварительные условия сотрудничества.
Вопрос по карточкеЗапросите сведения, которых не хватает в профиле организации.
Обсуждение офертыСогласуйте количество, цену, срок и доставку по опубликованному предложению.
Возврат к диалогуПродолжите переговоры даже через несколько недель или месяцев.
Непрочитанные сообщенияСчётчик помогает не пропустить новое обращение.
Пошаговая инструкция
Как начать диалог с компанией
1
Найдите компанию
Используйте каталог, закупку или оферту, чтобы перейти в профиль нужной организации.
2
Изучите профиль
Проверьте описание, реквизиты, предложения, контакты и публикации компании.
3
Напишите по существу
Представьтесь, укажите свою компанию, цель обращения и задайте конкретный вопрос.
Лучше так: «Подскажите, доступна ли указанная модель в количестве 20 единиц и возможна ли доставка в Московскую область до 30 сентября?»
4
Контролируйте ответ
Откройте раздел «Мои сообщения» и настройте уведомления, чтобы не пропустить продолжение переговоров.
Уточнение условий
Вопросы по закупкам
Для конкретной процедуры используется отдельный механизм вопросов. Поставщик уточняет условия в контексте закупки, а ответ остаётся связанным с этой процедурой.
Характеристики товара
Объём поставки
Допустимые аналоги
Место выполнения
Срок поставки
Порядок оплаты
Лицензии и документы
Частичное исполнение
Формат КП
Сообщение и вопрос по закупке — не одно и то же
СООБЩЕНИЕ
Общее деловое общение
- ✓знакомство с поставщиком;
- ✓запрос каталога или презентации;
- ✓обсуждение сотрудничества;
- ✓вопрос по оферте или контактному лицу.
ВОПРОС ПО ЗАКУПКЕ
Уточнение конкретной процедуры
- ✓влияет на возможность участия;
- ✓помогает рассчитать цену;
- ✓уточняет срок и комплект документов;
- ✓помогает решить, отправлять ли отклик.
Хороший вопрос
Как правильно сформулировать уточнение
1. Изучите описание закупки.
2. Проверьте приложенные документы.
3. Определите недостающую информацию.
4. Сформулируйте один понятный вопрос.
5. Укажите позицию или условие.
6. Объясните влияние ответа.
Слишком общо«Какие условия?»
Конкретно«Допускается ли гарантия 12 месяцев или требуется не менее 24 месяцев?»
Что уточнить до отправки отклика
По товаруМодель, материал, размер, комплектация, производитель, аналог и гарантия.
По работамОбъём, объект, выезд, персонал, материалы и порядок сдачи.
По доставкеАдрес, этаж, разгрузка, график приёмки и частичная поставка.
По оплатеСрок, аванс, этапы, налоги, дополнительные расходы и документы.
По документамЛицензии, сертификаты, декларации, допуски, опыт и паспорта.
Не пропускайте важное
Уведомления о новых событиях
✓новое входящее сообщение;
✓ответ на вопрос по закупке;
✓новый отклик;
✓обращение по оферте;
✓изменение статуса;
✓напоминание по вакансии;
✓приближение срока;
✓просроченная задача;
✓ответ службы поддержки.
Какие уведомления нужны разным сотрудникам
ЗакупщикОтклики, вопросы поставщиков, сообщения, предложения и сроки закупок.
ПродажиОтветы заказчиков, сообщения, статусы откликов и задачи по КП.
КадровикОтклики на вакансии, сообщения кандидатов и напоминания.
РуководительПросроченные задачи, критические сроки и важные изменения статусов.
Корпоративная история
Переговоры принадлежат компании, а не личному телефону менеджера
Если сотрудник уходит в отпуск, увольняется, меняет номер или передаёт клиента коллеге, компания не должна заново собирать информацию.
Цель обращенияЧто хотел получить контрагент.
Условия и ценаКакие параметры уже обсуждались.
Следующее действиеЧто необходимо сделать новому ответственному.
Что обязательно закреплять в документах
Переписка помогает обсуждать условия, но не должна заменять юридически значимые документы.
Договор
Спецификация
Коммерческое предложение
Счёт
Техническое задание
Дополнительное соглашение
Акт
Накладная
Особенно важно зафиксировать: цену, количество, комплектацию, срок, порядок оплаты, адрес поставки, ответственность сторон, гарантию и порядок приёмки.
Деловая безопасность
Пароли и кодыНе передавайте данные для входа и подтверждения операций.
Банковские данныеНе отправляйте сведения карты и доступ к корпоративной почте.
Лишние документыПередавайте только сведения, необходимые на текущем этапе.
Подозрительные файлыПроверяйте происхождение вложений и отправителя.
Профессиональная переписка
Как писать понятно и по делу
✓указывайте цель обращения;
✓пишите конкретно;
✓сохраняйте деловой тон;
✓сообщайте срок подготовки ответа;
✓проверяйте числа и даты;
✓фиксируйте итог переговоров.
Пример итога: «Подтверждаем, что в расчёт включены доставка, разгрузка и гарантия 24 месяца. Срок поставки — не позднее 15 октября».
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР
Переговоры по крупной поставке
Поставщик видит закупку оборудования, но в описании не указан гарантийный срок. Он задаёт вопрос и получает ответ: требуется гарантия не менее 24 месяцев.
РасчётПоставщик уточняет цену и срок доставки.
ПредложениеГотовит КП и отправляет отклик.
Передача коллегеДругой менеджер видит историю и продолжает работу.
Другие сценарии общения
Вопрос по офертеПокупатель уточняет скидку при заказе 100 единиц и возможность доставки в другой регион. Поставщик отвечает и направляет персональное КП.
Передача клиентаНовый менеджер видит объём, адрес, график поставок, оплату, сертификаты и согласованную скидку.
Частые ошибки в деловой переписке
Нет понятной целиПолучателю приходится самому выяснять контекст.
Слишком много темЧасть вопросов остаётся без ответа.
Нет контекстаНе указана закупка, оферта или предложение.
Поздний ответЗаказчик продолжает переговоры с конкурентом.
Условия не фиксируютсяСтороны по-разному понимают цену и срок.
Только личный мессенджерИстория остаётся у конкретного сотрудника.
Не проверяются уведомленияВходящие обращения остаются без ответа.
Передаются лишние данныеДокументы отправляются без необходимости.
Быстрый старт
Как начать деловое общение
1. Войдите в личный кабинет.
2. Найдите компанию, закупку или оферту.
3. Изучите опубликованную информацию.
4. Выберите способ обращения.
5. Напишите краткое сообщение.
6. Укажите конкретное условие.
7. Следите за ответами.
8. Настройте уведомления.
9. Зафиксируйте условия.
10. Перенесите важное в документы.
Частые вопросы
Где находятся входящие сообщения?
Диалоги и входящие обращения доступны в разделе «Мои сообщения».
Можно ли написать компании из её карточки?
Связаться с организацией можно через предусмотренную в карточке возможность отправки сообщения.
Где отслеживать вопросы по закупкам?
Отправленные вопросы и ответы по процедурам можно контролировать в разделе «Мои вопросы».
Чем вопрос по закупке отличается от сообщения?
Вопрос относится к конкретной процедуре. Сообщение подходит для общего общения с компанией.
Сохраняется ли история переписки?
Да. К диалогам можно вернуться позднее и восстановить контекст общения.
Можно ли обсуждать цену в сообщениях?
Да, но окончательные условия рекомендуется закреплять в КП, договоре или спецификации.
Заменяет ли переписка договор?
Нет. Существенные условия сотрудничества необходимо оформлять официальными документами.
Кпшка.ру для бизнеса
Ведите деловые переговоры в одном месте
Пишите компаниям, задавайте вопросы по закупкам, получайте уведомления и сохраняйте историю общения, связанную с контрагентом и конкретной процедурой.
